Obsah

• Kroky
• Otázky a odpovědi komunity
• Tipy
• Varování

Ostatní sekce

Každý podnik, bez ohledu na to, jak velký nebo malý, musí sledovat všechny své transakce. Existuje mnoho jednoduchých finančních softwarových systémů, které si můžete zakoupit, ale nejlepší je, když nejprve jasně rozumíte fungování účetních transakcí. Každou obchodní transakci, jako je přijetí platby nebo zaplacení účtu, budete muset zadat do účetního deníku, který je jako velký deník. Tady budete mít kolekci kategorií zvaných účty a jeden účet odepíšete (zvýšíte nebo snížíte) a připsáte (zvýšíte nebo snížíte) jiný účet (budou následovat příklady.) Tvůrci účetních softwarových programů se stále řídí tímto vzorcem, ale usnadnily proces průměrnému uživateli.

Kroky

Část 1 ze 3: Zadávání transakcí

1. 

   
   
   Shromážděte veškeré papírování týkající se obchodních transakcí. Mezi ně mohou patřit faktury od dodavatelů, účty za služby, dobropisy vystavené zákazníkům, daňová prohlášení, vystavené šeky a informace o mzdách. Před zaznamenáním do účetního deníku zkontrolujte přesnost každé přijaté faktury nebo platby. Před zadáváním transakcí se ujistěte, že byly všechny schváleny nadřízeným nebo vlastníkem firmy.

2. 

   
   
   Pro každý typ transakce nastavte různé účty nebo kategorie. Účty mohou sestávat z hotovosti, inventáře, výdajů atd. Představte si je jako různé stránky v poznámkovém bloku nebo řádkové položky, které můžete uvést ve svém osobním rozpočtu. Budete si muset nastavit následující typy účtů:
   • Účet prodeje nebo výnosu zaznamenává veškeré prodeje zákazníkům.
   • Podobně účet výdajů zaznamenává veškeré peníze, které podnik utratí, například za provoz svých zařízení, výrobu produktu a prodej produktu.
   • Kromě toho bude podnik muset zaznamenávat svůj majetek, jako je hotovost, pohledávky (tržby zákazníkům, které dosud nebyly zaplaceny) a fyzický majetek, jako jsou budovy a zařízení. Ty budou zaznamenány na majetkovém účtu.
   • Účet pasiv na druhé straně zaznamenává veškeré peníze, které podnik dluží externím stranám, jako jsou bankovní půjčky, účty splatné (například dodavatelům) a splatné mzdy (mzdy, které zaměstnanci vydělali, ale dosud nebyly vyplaceny).
   • Tyto velké kategorie se často dělí na konkrétnější menší účty.

3. 

   
   
   Rozhodněte se, které účty chcete zaúčtovat na vrub nebo na účet. Je nejdůležitější si uvědomit, že každou transakci lze popsat jako debet / kredit a že kredit (kredity) musí být vždy doprovázen stejným debetem. Například když obdržíte platbu od zákazníka, odečtete z účtu v hotovosti a kreditu pohledávky ve svém účetním deníku. Při platbě za televizní reklamu byste odečetli „reklamní výdaje“ a připsali hotovost.
   • Debety zvyšují výdaje, aktiva (například hotovost nebo nábytek) a dividendové účty a kredity tyto účty snižují. Snadný způsob, jak si toto zvýšení zapamatovat, je D-E-A-D (debetní aktiva, výdaje, dividendy). Ostatní účty, například pasiva a výnosy, se zvyšují o kredity a snižují se o debety. Tento účetní systém má svou vlastní sadu logiky a je lepší si jej zapamatovat, na rozdíl od použití vlastní logiky s tím, co je „zvýšeno“ a co je „sníženo“.
   • Mějte na paměti, že počet kreditních a debetních položek může být nerovnoměrný, pokud jsou celkové hodnoty stejné. Pokud by například zákazník zaplatil za polovinu produktu v hotovosti a polovinu v kreditu, existovaly by dva debetní zápisy, hotovost a pohledávky, a pouze jeden úvěrový záznam, prodej.
   • Všechny dostupné počítačové softwarové systémy vám usnadní záznam účetních transakcí tím, že každý záznam v deníku umístíte na správné místo.
   • Možná budete muset v deníku vytvořit nové názvy účtů, pokud máte neobvyklou transakci, jako je prodej akcií nebo nákup pozemků.

4. 

   Znovu zkontrolujte všechny účetní transakce zadané do deníku. Každá transakce by se měla objevit v příslušné kategorii: například debet na jedné straně deníku a částka odpovídající této transakci by se měla objevit na opačné straně deníku.
   • Například byste zadali transakci za účet za elektřinu v hodnotě 500 $ ve sloupci Debit v části Účty splatné a ve sloupci Kredit v části Hotovost za 500 $ po zaplacení. Do poznámek nezapomeňte uvést číslo faktury a stručný popis.

5. 

   Pravidelně přenášejte záznamy deníku do hlavní knihy. Hlavní kniha je sbírka všech vašich účtů. Například v hlavní knize bude stránka pro každou z vašich kategorií hotovosti, pohledávek, závazků, výdajů za služby atd. Pak uvidíte součty pro každý typ účtu v konkrétním časovém období .
   • Hlavní kniha zaznamenává informace podle účtu, na rozdíl od deníku, který zaznamenává transakce. Jinými slovy, jedna transakce přenesená do hlavní knihy bude zadána alespoň na dvou místech nebo účtech.
   • Například prodej zákazníkovi, který je placen v hotovosti, by byl zaznamenán v deníku jako jediná transakce, přičemž by byl rozpoznán debet na hotovostním účtu a kredit na výnosy. Při převodu do hlavní knihy by se tato položka zaznamenala na dvou samostatných místech, peněžním účtu a účtu výnosů. To vám umožní zjistit, jak transakce a ostatní kolem ní ovlivnili každý účet jednotlivě.
   • K položkám v hlavní knize by mělo být připojeno datum transakce, aby bylo možné identifikovat zdroj transakce. Někteří účetní také uvádějí referenční číslo, například číslo objednávky, aby bylo snazší vysledovat transakce zpět k položkám deníku.

Část 2 ze 3: Vyrovnávání účetních transakcí

1. 

   Vyrovnejte hlavní knihu před jejím uzavřením při každém zadání účetní transakce. Spusťte zkušební zůstatek a další zprávy, abyste se ujistili, že byly zaúčtovány správné účty a transakce byly zaúčtovány správně. Ať už jste zadali 1 transakci nebo 100 transakcí, celkový počet debetů se musí rovnat celkovým kreditům.
   • Pokud přidáváte ručně nebo používáte účetní software, sečtou se všechny vaše debety a všechny vaše kredity bez ohledu na to, v jaké kategorii jsou. Měly by zůstat vždy na nule.

2. 

   Zkontrolujte chyby ve zkušebním zůstatku. Pokud se debety nerovnají kreditům, budete se muset vrátit k položkám deníku a najít chybu. I když se debety rovnají kreditům, stále může dojít k chybě, pokud transakce nebyla zadána nebo byla zadána dvakrát, nebo pokud byla transakce zaúčtována na nesprávný účet.
   • Například když jste obdrželi platbu od zákazníka, možná jste odepsali hotovost, ale zapomněli jste připsat pohledávky na účty, což znamená, že vaše účty budou odrážet, že vám stále dluží peníze, i když tomu tak není. V takovém případě by se vaše kredity nerovnaly všem vašim debetům.
   • V některých případech to může vyžadovat trasování položek účtu zpět k jejich původním položkám deníku, abyste problém našli. Proto je užitečné tyto položky vždy spárovat s datem transakce nebo s referenčním číslem.

3. 

   Spouštějte zprávy o výsledcích, rozvaze a výkazech nerozděleného zisku. To lze provést ručně nebo pomocí účetního softwarového systému. Poté získáte úplný obraz o stavu svého podnikání.
   • Například výkaz zisku a ztráty odečte vaše výdaje od výnosů, které jste vydělali v určitém časovém období, a budete vědět, zda jste dosáhli zisku nebo ztráty. Další informace najdete v tom, jak napsat výkaz zisku a ztráty.
   • Rozvaha zobrazuje všechna aktiva a pasiva podniku. Aktiva zahrnují hotovost, vybavení, pozemky a pohledávky. Závazky zahrnují závazky a závazky. Další informace viz sestavení rozvahy pro účetnictví.
   • Pokud jste v posledním období vyplatili nějaké dividendy (platby akcionářům), budete také potřebovat výkaz nerozděleného zisku. Výkaz nerozděleného zisku ukazuje výši dosaženého zisku (čistý příjem) minus vyplácené dividendy. Samotný nerozdělený zisk představuje zisky reinvestované do společnosti.

Část 3 ze 3: Vedení podrobných záznamů o účetních transakcích

1. 

   Uveďte stručný popis každé transakce, kterou zadáte do deníku. Například „placená hotovost za reklamu kabelové televize, únor 2015“. To vám později pomůže vyjasnit částku, příčinu a proces záznamu pro každou transakci.

2. 

   Uchovávejte záložní dokumentaci svých záznamů deníku. To je velmi důležité v případě, že dojde k chybám nebo pokud budete mít jakékoli dotazy později. Dokumentaci ke všem záznamům lze podat přidělením čísla záznamu a data deníku jako paketu. Kdokoli by měl být schopen vyhledat položku deníku v hlavní knize a potom snadno přejít do dokumentace k zálohování.

3. 

   Uchovávejte papírové kopie veškeré dokumentace po dobu nejméně jednoho roku. To zahrnuje jak váš deník, tak záznamy hlavní knihy, spolu s veškerými potvrzeními a dalšími transakčními dokumenty. Budete je potřebovat, dokud nebudou zkontrolovány vaše účty a podány daně.

4. 

   Dokumentaci ukládejte elektronicky po dobu nejméně sedmi let. Naskenujte je, zepředu i zezadu, a tyto kopie si uschovejte na dvou discích, z nichž jeden bude uložen v kanceláři a druhý mimo pracoviště pro případ nouze. Vždy existuje šance, že vaše daně budou kontrolovány několik let zpět, takže je důležité tyto záznamy uchovávat.

Otázky a odpovědi komunity

Jaký účet je připsán, když provedu nákup šekem?

Účet v hlavní knize se jménem osoby, které jste zaplatili, má kredit. Kredit se odečte od dlužné částky a zůstatek je celkový.

Pokud existují nesrovnalosti v položkách výdajů v pokladně a poukázkách, co mám dělat?

Sledujte peníze; sledovat data. Zjistěte, kdo zadal údaje do pokladny a poukázek.

Jaká jsou některá možná rizika, pokud nebudu sledovat osobní transakce?

Možná nevíte, kdy je vaše identita ukradena. Také možná nebudete vědět, kdy vám dojde peníze na vašem bankovním účtu, a poté budete muset zaplatit mnohem víc, než byste jinak zaplatili.

Tipy

• Vyvažujte deník každý den, sledujte všechny chyby a opravujte je. Tato praxe je jednou z prvních věcí, které se studenti účetnictví učí, a její význam nelze přeceňovat.
• Proškolujte zaměstnance tak, aby více než jedna osoba měla úplné znalosti o vašem účetním systému a o tom, jak zadávat transakce.

Varování

• Uchovávejte záložní kopie všech účetních transakcí uložených na disku počítače. Zvykněte si stahovat celý účetní deník na konci každého pracovního dne. Vytvořte druhou záložní kopii a uložte 2 disky na samostatná místa, 1 z nich mimo budovu, ve které je fyzický deník. To bude neocenitelné v případě katastrofické události, jako je požár nebo destruktivní počasí.

Každý den na wikiHow tvrdě pracujeme, abychom vám poskytli přístup k instrukcím a informacím, které vám pomohou žít lepší život, ať už vás to udrží v bezpečí, zdravější, nebo vám zlepší pohodu. Uprostřed současné zdravotní a ekonomické krize, kdy se svět dramaticky mění a my se všichni učíme a přizpůsobujeme se změnám v každodenním životě, lidé potřebují wikiHow více než kdy jindy. Vaše podpora pomáhá wikiHow vytvářet podrobnější ilustrované články a videa a sdílet naši důvěryhodnou značku instruktážního obsahu s miliony lidí po celém světě. Zvažte, prosím, přispět na wikiHow ještě dnes.