Jak vytvořit plán (s obrázky) - Znalosti

Obsah

Kroky
Otázky a odpovědi komunity
Tipy

Ostatní sekce

Pokud jste zahlceni každodenními úkoly, je plán skvělým způsobem, jak se stát produktivnějším, efektivnějším a organizovanějším. Experimentujte s používáním notebooku, plánovače nebo aplikace ke strukturování času a držte se metody, která vám nejlépe vyhovuje. Určete přiměřená očekávání a nastolte rovnováhu mezi svými povinnostmi a volným časem. Chcete-li zůstat na správné cestě, naplánujte si svůj plán jako součást své rutiny a odměňte se, kdykoli zrušíte úkol ze svého seznamu.

Kroky

Ukázkové plány

Ukázkový denní plán

Ukázkový týdenní plán

Ukázkový měsíční plán

Část 1 ze 3: Vytvoření plánu

Sledujte, jak dlouho vám trvá rutinní činnost. Uchovávejte si záznamy o tom, jak dlouho trvá ráno, než se připravíte, najedete se, práte, nakupujete, odpovídáte na e-maily, děláte domácí úkoly a plníte další běžné úkoly. Sledujte tyto časy asi týden v poznámkovém bloku, tabulce nebo poznámkovém bloku.
- Sledování vaší rutiny v průběhu týdne vám pomůže přesně odhadnout, kolik času byste měli naplánovat na konkrétní úkoly.
- Kromě toho můžete najít způsoby, jak zvýšit produktivitu. Například jste mohli strávit 10 hodin hraním videohry a měli byste věnovat více času studiu.
Experimentujte s používáním notebooku, plánovače a plánování aplikací. Zahrajte si s různými písemnými a digitálními metodami, když začnete vytvářet svůj první plán. Pokud chcete začít s prázdnou tabulkou, zkuste použít notebook nebo aplikaci poznámkového bloku. Pokud chcete připravenou mřížku s daty a časovými intervaly, použijte plánovač nebo aplikaci kalendáře.
- Vyberte metodu, která vyhovuje vašim osobním preferencím. Pokud nesnášíte obchodování s papírem, použijte aplikaci. Pokud vám psaní rukou pomůže zůstat na správné cestě, jděte s tužkou a podložkou.
- Při používání rozvrhu získáte představu o tom, co se vám líbí nebo nelíbí. Když najdete správnou metodu, držte se jí. Udržujte všechny své úkoly uspořádané na 1 místě, ať už jde o notebook, plánovač nebo aplikaci.
V případě potřeby si zapište data a dny v týdnu. Pokud data a dny v týdnu nejsou automaticky zahrnuty, vyplňte je v horní části stránek vašeho plánu. Věnujte celou stránku na 1 den, abyste se mohli soustředit na aktuální úkoly a v případě potřeby si zapisovat poznámky.
- Zahrnutí dne v týdnu vám pomůže sledovat aktivity, které se dějí v konkrétní dny, například hudební hodiny v pondělí a ve středu.
- Pokud používáte prázdný poznámkový blok, můžete použít stránku vlevo pro chronologický rozvrh a na pravou stránku si můžete napsat denní priority a další poznámky.
Vyplňte své pevné bloky času. Třídy, pravidelné schůzky a další pevné úkoly jsou rámcem vašeho rozvrhu. Začněte vyplněním pevných časových bloků, například „8:30 - úvod do psychologie“ nebo „16:00“ - třída jógy. “
- Pokud používáte prázdný poznámkový blok nebo tabulku, je užitečné vyplnit časové úseky v půlhodinových intervalech na levé straně stránky. Mezi každým půlhodinovým intervalem nechte 2 nebo 3 řádky, abyste měli prostor na zapisování odrážek pod úkolem.
- Pokud používáte plánovač nebo plánovací aplikaci, pravděpodobně již má časové intervaly.

Část 2 ze 3: Strukturování času

Vytvořte si seznam úkolů na samostatný list papíru. Vyplňování vašich fixních úkolů je snadné, ale strukturování zbytku času může být složité. Začněte tím, že si zapíšete vše, co musíte udělat, na čistý list papíru nebo do nového dokumentu v telefonu nebo počítači. Upřednostňujte úkoly tak, že napíšete vedle každého číslo nebo písmeno.
- Například napište 1 (nebo A) vedle svých nejdůležitějších úkolů. Budou to úkoly, které si napíšete jako první do plánu. Napište 2 (nebo B) vedle úkolů se střední prioritou a 3 (nebo C) vedle svých položek s nízkou prioritou.
- Když ve svém rozvrhu napíšete úkol, můžete vedle něj označit úroveň priority, nebo vedle svých hlavních priorit vytvořit hvězdičku nebo vykřičník.
- Pokud plánujete svůj týden, vytvořte si seznam svých týdenních úkolů. Pokud plánujete jediný den, zapište si své každodenní úkoly.
Přiřaďte nejdůležitější úkoly v dobách, kdy jste nejvíce ostražití. Vyplňte svůj plán počínaje nejdůležitějšími úkoly. Odhadněte, jak dlouho bude každý úkol trvat, a naplánujte si své hlavní priority v době, kdy jste nejvíce ostražití a bez rozptýlení. Chcete-li upozornit na úkoly s vysokou prioritou, nakreslete hvězdičky, podtrhněte je nebo zvýrazněte.
- Pokud jste například nejproduktivnější ráno, naplánujte si před obědem projekty s vysokou prioritou. Uložte si papírové archivace a mazání e-mailů na později během dne.
- Snažte se stanovit rozumná očekávání. Nepokoušejte se vtesnat domácí úkoly nebo schůzku s klientem do 30 minut, pokud víte, že celá hodina je realističtější.
- Po zadání nejdůležitějších položek můžete plnit menší úkoly, jako je praní prádla nebo nakupování.
Uveďte podrobnosti, abyste si přesně pamatovali, co musíte udělat. Při plnění úkolů uveďte konkrétní informace, abyste nezapomněli, co to znamená. Pokud si jen zapíšete zkratku, možná si nebudete pamatovat, co jste mysleli slovy „Přejít na schůzku“ nebo „Provést průzkum“.
- Pokud musíte jít na schůzku, uveďte čas, místo a kdo se zúčastní. Můžete také přidat odrážky na téma schůzky.
- Nezapomeňte, že pro každý úkol nechcete psát esej. Stačí uvést nezbytné podrobnosti, které vám pomohou zůstat na správné cestě.
U každého úkolu uveďte počáteční a koncový čas. Ať už plánujete své úkoly v aplikaci nebo poznámkovém bloku, počáteční a koncové časy vám pomohou udržet strukturovaný den. Budete mít lepší představu o tom, jak bude váš den probíhat a kde budete v konkrétních časech.
- Například budete možná muset připravit osnovu od 9:30 do 10:30, jít do třídy od 11:00 do 12:15, obědvat ve 12:30 a mít schůzku od 1: 00 hodin do 13:45
- Nezapomeňte stanovit rozumná očekávání. Chcete-li přesně odhadnout, jak dlouho bude úkol trvat, podívejte se do protokolu, který jste si nechali, když jste sledovali čas.
Vyhraďte si čas na zábavu, čas strávený s rodinou a relaxaci. Po celý den nemůžete být stoprocentně produktivní, takže si udělejte čas na své blízké, bavte se a bavte se. Pokud jste typ člověka, který si zapomíná vzít volno, je obzvláště důležité připomenutí, abyste si odpočinuli a pobavili se.
- Například zahrňte položky jako „Úterý, 18:30“ - Na večeři se Samem a Philem (do práce do 17:45!) “Nebo„ Sobota, 12:00 - Vezmi Joeyho do parku. “
ODBORNÝ TIP
Kathi Burns, CPO®
Board Certified Professional Organizer Kathi Burns je správní rada certifikovaná Professional Organizer (CPO) a zakladatelka addSpace To Your Life !, její poradenské činnosti s posláním umožnit lidem ovládnout jejich prostředí a osobní image tím, že jim pomohou převzít kontrolu, provádět změny a organizování jejich životů. Kathi má více než 16 let zkušeností s organizováním a její práce byla uvedena v Better Homes and Gardens, NBC News, Good Morning America a Entrepreneur. Má BS v komunikaci z Ohio University.
Kathi Burns, CPO®
Board Certified Professional Organizer
Dejte si svolení odmítnout. Pokud se cítíte roztaženi a přetíženi, je 100% v pořádku říct někomu, že něco nemůžete! Buďte zdvořilí a řekněte, že i když byste chtěli, momentálně to nemůžete zařadit do svého rozvrhu.
Nechte asi 25% svého času otevřeného. Naplnění vašeho dne úkoly typu back-to-back nenechává žádný prostor pro revize. Místo toho rozpočet nějaký čas na řešení přerušení nebo zpoždění. Dobrým způsobem, jak do svých plánů zapracovat nějakou krouticí místnost, je ponechat mezi úkoly alespoň 15 minut.
- Pokud musíte někam jet, nezapomeňte si nechat 10 nebo 15 minut navíc, pokud narazíte na provoz.
- I když nejdete pozdě nebo se nebudete rozptylovat, můžete si pomocí kousků kroutícího se pokoje dělat přestávky, cvičit nebo dělat nějakou práci navíc.

Část 3 ze 3: Dodržování harmonogramu

Nastavte si plán každý den ve stejnou dobu. Pokud svůj plán vytvoříte každý den ve stejnou dobu, stane se plánování součástí vaší každodenní rutiny. Ať už si prohlížíte seznam úkolů, když pijete ranní kávu, nebo to děláte večer předtím, naplánujte si svůj plán jako denní rituál.
- Možná vám pomůže naplánovat si týden v neděli večer, poté provést úpravy a každou noc nebo ráno uspořádat denní seznamy úkolů.
Udržujte svůj plán tam, kde ho vidíte. Ať už se jedná o notebook, plánovač nebo aplikaci, vždy mějte po ruce svůj plán. Pokud jej necháte sbírat prach, je méně pravděpodobné, že budete dodržovat své cíle v oblasti správy času.
- Pokud používáte aplikaci, nainstalujte si ji a synchronizujte svůj účet na všech elektronických zařízeních, která používáte. Zkuste použít widget pro stolní počítače nebo domovskou obrazovku a připnout úkoly na hlavní displeje vašich elektronických zařízení.
- Je také užitečné umístit na vaši pracovní plochu tabuli nebo kalendář s okamžitými informacemi, jako jsou klíčová data a týdenní cíle.
Označte dokončené úkoly, abyste zůstali motivovaný. Jakkoli to zní jednoduše, kontrola dalšího dokončeného úkolu je super uspokojivá. Označení dokončeného úkolu vám dá pocit pokroku a pomůže vám udržet si pohled na své povinnosti z ptačí perspektivy.
- Nepropadejte panice, pokud nesplníte všechny své úkoly. Pokud dnes něco proklouzlo trhlinami, zrevidujte svůj plán a udělejte zítra prioritu.
Odměňte se za splnění úkolů. Když se máte na co těšit, je snazší splnit úkoly, zejména ty nudné nebo nudné. Například pokud máte celý den prezentací, schůzek a termínů, odměňte se přestávkami, zmrzlinovým kornoutem nebo jinou malou pochoutkou.
- Kromě malých odměn za splnění jednotlivých úkolů si po produktivním dni dejte velkou odměnu. Dlouho se uklidňujte, hrajte videohry, sledujte film nebo se věnujte jiné činnosti, která vás nejvíce baví.
Blokujte vyrušování pomocí aplikace pro zvýšení produktivity. Pokud jste náchylní k procházení webu nebo procházení sociálních médií, stáhněte si aplikaci, jako je StayFocused nebo Focusbar. Tyto aplikace blokují rušivé weby v době, kterou jste si určili pro práci.
- Je také užitečné mít telefon v kapse nebo tašce místo na stole. Je tam, pokud to potřebujete, ale udržování z dohledu pomůže udržet rozptýlení mimo mysl.
Naplánujte si pravidelné volno, abyste předešli syndromu vyhoření. Nabitý plán bez přestávek je ohromující a vede k otálení. Kromě toho nebudete mít dobrý výkon, pokud budete běhat otrhaní. Vyhraďte si volno, aby vaše pracovní zátěž byla zvládnutelnější a aby se vaše tělo a mysl osvěžily.
- Například je skvělé využít víkendový den k tomu, abyste mohli dělat věci po celém domě. Pokud však sekáte trávník, dohoníte prádlo a v sobotu uklidíte dům, věnujte si většinu neděle odpočinek.
- Každý večer se snažte naplánovat si alespoň 1 až 2 hodiny na odpočinek před spaním. Využijte tento čas na čtení relaxační knihy, vykoupejte se nebo poslouchejte uklidňující hudbu.

Otázky a odpovědi komunity

Jak se držím svého plánu po jeho vytvoření?

Každé ráno se zavázat, že budete dodržovat svůj plán. Povězte svým přátelům a rodině o svém novém plánu, aby vás mohli držet zodpovědnými, a nastavte si v telefonu budíky, které vám připomínají další položku v plánu.

Možná mi něco chybělo, kdy nastavím svůj plán?

Záleží na tom, co vám nejlépe vyhovuje. Někteří lidé dávají přednost nastavení denního rozvrhu noc předtím, jiní to dávají přednost snídani nebo v jiné denní době. Vyzkoušejte každý z těchto časů plánování - nebo zkuste vytvořit svůj vlastní - a podívejte se, který čas vám nejlépe vyhovuje. Jakmile najdete nejlepší čas, držte se ho.

Co mám dělat s velkými úkoly, jejichž dokončení vyžaduje týden?

Zařaďte si to do svého rozvrhu na každý den v týdnu, který máte, a pracujte na tom postupně.

Každý den se zavazuji, ale nedokážu dodržet svůj plán. Co bych měl dělat?

Vložte poznámku někam, kam často chodíte, abyste zkontrolovali svůj plán. Tak si to zapamatujete.

Kdy mám naplánovat? Den předtím, nebo co?

Udělejte to co nejdříve dopředu. Tímto způsobem budete mít čas naplánovat každou možnou událost a budete připraveni. Jen si večer před večerem zkontrolujte svůj plán na další den, abyste si mohli vzpomenout, co jste si naplánovali.

Všichni stále ničí můj plán. Prostě si jeden nedokážu vytvořit, protože všichni stále dávají věci mezi můj plán. Co bych měl dělat?

Zkuste použít plánovací aplikaci! Uchovávejte jej ve svém osobním smartphonu nebo počítači, abyste k němu měli jediný přístup. Pokud opravdu dáváte přednost rozpisu pera a papíru, promluvte si s lidmi, kteří se s ním neustále trápí, a vysvětlete, že byste ocenili, kdyby s tím přestali.

Jak se zlepším v tom, že neodkládám?

Když se pokoušíte splnit úkol, udělejte si každých 15 minut krátké přestávky, abyste se občerstvili. Stanovte si malé cíle a odměňte se, až jich dosáhnete.

Tipy

Udržujte své úkoly uspořádané podle 1 plánu, ať už je to poznámkový blok, plánovač papíru nebo aplikace. Pokud rozložíte různé úkoly do více plánů, můžete ztratit přehled.
Buďte flexibilní, napište tužkou a podle potřeby upravte svůj rozvrh. Nepropadejte panice, když věci nejdou podle plánu.
Využijte malé kousky času. Místo procházení sociálních médií 15 minut před schůzkou zkuste pokročit v každodenním úkolu. Čas můžete také využít ke zdravému občerstvení, protažení nebo na rychlou procházku.
Naplánujte si rozptýlení, ale snažte se je zvládnout. Pokud někdo přijde do vaší kanceláře nebo vám zavolá, řekněte: „Můžu mluvit jen několik minut“ nebo „Rád si vyslechnu vaši otázku, ale budu vás muset kontaktovat odpovězte trochu později. “
Neodkládejte. Úkoly se hromadí, jakmile je odložíte, a váš plán bude čím dál více zaseknutý.
Pokud nemůžete pracovat podle svého plánu, neztrácejte důvěru, změňte to na trochu snadné, pak se snažte jej dodržovat.