Obsah

• Kroky

Stejně jako většina korespondence, která byla dříve zasílána poštou (například účty), získaly místo ve virtuálním světě také pozvánky. Mnoho hostitelů svateb, svateb a víkendových večírků se rozhodlo poslat pozvánky e-mailem. Dnes organizátoři akcí využívají pozvánky s e-mailovými žádostmi o potvrzení více než kdy jindy. Jelikož je to však relativně nové, mnoho lidí si stále není jistých, jak reagovat. Naštěstí, abyste se vyhnuli faux pas, postupujte podle několika velmi jednoduchých kroků: rozhodněte se, jak a kdy odpovědět, napište odpověď a aktivujte žádost o potvrzení přijetí.

Kroky

Část 1 ze 3: Rozhodování o tom, jak a kdy reagovat

1. 

   
   
   Zvažte, zda se zúčastnit či nikoli. Jakmile obdržíte pozvánku e-mailem, začněte se rozhodovat, zda se opravdu chcete události zúčastnit.
   • Zvažte místo, kde se bude konat. Představte si například, že je v jiném městě. Cestovní náklady proto mohou být vysoké, zvláště pokud musíte jet letadlem s celou rodinou.
   • Potvrďte, že bude k dispozici v den a čas popsaný v pozvánce.
   • Promluvte si s rodinou a zjistěte, zda jsou všichni také k dispozici. V případě potřeby potvrďte přítomnost některých členů a odmítněte pozvání jménem ostatních.

2. 

   
   
   Určete stupeň formality příležitosti. Existuje celá řada akcí a každá se liší od druhé úrovní formality. Z tohoto důvodu je nutné se zamyslet dlouho před odpovědí, aby nedocházelo k faux pas.
   • Například grilování k oslavě jakéhokoli svátku je neformální příležitost, na jejíž pozvání je třeba odpovědět. Věnujte však pozornost době odezvy, která může být mnohem kratší.
   • Na formální události, jako jsou svatby, výročí a promoce, je třeba odpovědět formálním tónem (stejně jako na pozvánce).

3. 

   
   
   Odpovězte včas. Udělejte si čas na přemýšlení o svém rozhodnutí, nepřekračujte však lhůtu, protože toto je jedna z nejdůležitějších charakteristik pozvánky s požadavkem na potvrzení účasti, protože organizace závisí na odpovědích hostů.
   • Podívejte se v e-mailu na část, která se zabývá dobou odezvy, a nepovažujte toto datum za návrh, je nutné jej striktně dodržovat.
   • Odpovězte co nejrychleji. I když hostitel nabídl měsíc nebo dva, neznamená to, že musíte před odpovědí využít všechnu dostupnou dobu. Raději odpovězte, jakmile budete mít konkrétní rozhodnutí, protože to prokáže úctu a ohled na vás.

Část 2 ze 3: Psaní odpovědi

1. 

   Začněte s polem předmětu. Po rozhodnutí, jak a kdy reagovat, začněte pracovat na konceptu z pole předmětu. Je důležité, aby vaše odpověď byla jasná od samého začátku a aby byla zachována formálnost pozvánky.
   • V případě formálního pozvání napište takto: „Rogério a Ana Silva odmítají pozvání na ples a večeři 11. května.“
   • U neformálních akcí, jako je grilování s přáteli, buďte uvolněnější: „Na dovolenou nebudeme moci jít na grilování.“

2. 

   Napište úvodní pozdrav. Správné napsání této části je velmi důležité, protože nastaví tón vaší odpovědi. Kromě toho zde bude hostitel schopen poznat vaši míru úcty k němu.
   • Vyberte si například mezi „Dear“, „Dear“ a „Drahý příteli“.
   • Zdraví jednoduchým způsobem, když byla pozvánka učiněna neformálně. Například: „Milý João a Márcia“.

3. 

   Napište text e-mailu. Toto je bezpochyby nejdůležitější část e-mailu. Mělo by přímo odrážet důležitost události a zároveň reagovat na pozvání. Zde je několik příkladů, jak přijmout nebo odmítnout pozvánku:
   • Pro neformální událost je uvolněná odpověď: „Amilton, naše pozvání se nám opravdu líbí, příteli. Ale, bohužel, budeme cestovat na tuto dovolenou “;
   • Na druhou stranu je nutné zůstat formální, abychom mohli reagovat na formální pozvání: „Rodina Oliveira přijímá vaše pozvání na svatbu Josué a Berenice 5. listopadu 2019“ nebo „João a Sara Sousa přijímají s velkým štěstím vaše pozvání na debutantský ples Marty Rodriguesové “.
   • A konečně, formální odmítnutí by vypadalo asi takto: „Rodina Pereira se, bohužel, nebude moci zúčastnit svatby Josué a Berenice 5. listopadu 2019“.

4. 

   Rozlučte se a podepište. Nezapomeňte tímto způsobem ukončit e-mail, hned po dokončení psaní textu. Neberte to jen jako pouhou formalitu, je to známka respektu k vašemu vztahu s hostitelem.
   • Vyberte si formální rozloučení; například: „S pozdravem“ a „Srdečně“.
   • Pokud dáváte přednost, rozhodněte se pro neformální rozloučení, například: „Objetí“, „Velké objetí“ a „Polibky“.
   • Vyberte si typ rozloučení, který je platný pro případ přijetí i odmítnutí pozvánky, například „Děkuji“ nebo „Děkuji za pozvání“.
   • Hned po rozloučení napište své jméno. U neformálních akcí je v pořádku podepsat pouze křestní jméno, následované jmény členů vaší rodiny (pokud byli také pozváni). V případě formální události zapište křestní jména všech pozvaných členů rodiny, včetně vašeho, a příjmení později. Pokud jsou rodiny velmi intimní, stačí napsat: „Rodina Silvových“.

Část 3 ze 3: Odpověď na automatizované e-maily a změna názoru

1. 

   Stisknutím tlačítka pozvání přijmete nebo odmítnete, pokud je v e-mailu. Mnoho organizátorů akcí využilo služeb automatického potvrzení přítomnosti. V takových případech je e-mail spravován službou třetí strany, což znamená, že host bude přesměrován na web po kliknutí na jedno z tlačítek dostupných v těle e-mailu.
   • Vezměte prosím na vědomí, že na tento typ e-mailu není nutné odpovídat.
   • Vaše odpověď bude zpracována, uložena v databázi a zpráva o hostovi bude odeslána organizátorovi akce později.
   • Služby automatického potvrzení se obvykle používají pro méně formální události, jako jsou narozeniny a kostýmní párty.

2. 

   Povolte potvrzení přijetí e-mailu. Chcete-li se ujistit, že odpověď byla přečtena a zohledněna organizátorem události, použijte možnost potvrzení o přijetí, která ve výchozím nastavení existuje u většiny poskytovatelů e-mailů. Tímto způsobem, jakmile někdo otevře váš e-mail, obdržíte automatické potvrzení od poskytovatele.
   • Poskytovatelé e-mailu poskytují tuto funkci na různých místech na obrazovce.
   • Ne všechny e-mailové služby nabízejí možnost potvrzení přijetí.

3. 

   Pokud si to rozmyslíte, pošlete další e-mail. Za výjimečných okolností může být nutné změnit odpověď. Obraťte se proto na osobu odpovědnou za pozvání, aby ji poté, co ji přijala, odmítla i přijala, když ji dříve odmítla.
   • Pokud jste omylem stiskli tlačítko pro automatický potvrzovací systém, okamžitě nás kontaktujte, abyste incident odčinili.
   • Nebojte se kontaktovat organizátora akce a odmítnout pozvání, které jste dříve přijali. Například pošlete e-mail s předmětem „Změnit mé potvrzení“ a následuje něco jako toto: „Kvůli okolnostem, které nemůžeme ovlivnit, se Sarah a já již nebudeme moci zúčastnit oslav 20. výročí vašeho manželství, dne příštích 14. Omlouváme se za nepříjemnosti a doufáme, že se brzy uvidíme. “
   • Opak je také pravdou, není se za co stydět, když se rozhodnete přijmout pozvání, které jste odmítli poprvé. Například pošlete e-mail se stejným předmětem „Změnit potvrzení“ a napište text podobný tomuto: „Rád bych se akce zúčastnil, pokud je stále možné ubytovat více hostů“.
   • Jakékoli změny potvrzení musí být odeslány co nejdříve. U neformálních událostí musí být tato změna provedena několik dní před stanoveným datem. V případě formálních oslav (například svatby) je však nutné dodržet hranici jednoho měsíce předem.