Obsah

• stupně
• Část 1 Organizovat v čase a prostoru
• Část 2 Správa e-mailu
• Část 3 Řídit čas
• Část 4 Zachování fyzického a duševního zdraví

V tomto článku: Organizace času a prostoru Správa e-mailu Správa času Zachování fyzického a duševního zdraví15 odkazů

Organizace je kvalita, kterou hledají náboráři, protože je to jeden z nejlepších přínosů pro poskytování kvalitní práce. Mnoho zaměstnanců přesto čelí organizačním obtížím v různé míře.Pokud jste jeho součástí, vězte, že existují jednoduchá a efektivní řešení. vám dává několik tipů, jak usnadnit váš profesní život prostřednictvím lepší organizace.

stupně

Část 1 Organizovat v čase a prostoru

1. 
   

   
   Zaznamenejte své aktivity v novinách. Vezměte si týden, abyste ohodnotili každou z vašich aktivit. Tento typický týden vám umožní mít přehled o vašich každodenních úkolech. Budete je moci klasifikovat podle času, který vyžadují, a cílů, které vám umožní dosáhnout.

2. 
   

   
   Zjistěte své vrcholy produktivity. Někteří lidé jsou aktivnější ráno, zatímco jiní jsou efektivnější po obědě. Ať už je pro vás ten pravý čas, využijte jej k plnění nejdůležitějších a složitých úkolů.

3. 
   

   
   
   
   Prioritizujte své úkoly. Zvykněte si mít deník v papírové nebo digitální podobě. Před odjezdem v noci nebo před příjezdem do rána si označte nejdůležitější činnosti: zpráva, která má být vyhotovena v krátkém čase, příprava na schůzku ... To vám umožní poskytnout čas a energii potřebnou pro každý úkol bez rozptylu. Zůstaňte však dostatečně flexibilní, aby v případě změny okolností mohli zahrnovat nové požadavky. Pokud si nejste jisti relativním významem úkolu, požádejte o podrobnosti svého spolupracovníka nebo nadřízeného.

4. 
   

   
   Rychle odesílejte malé úkoly. Prioritizace neznamená otálení! Jinými slovy, pokud máte nedůležité, ale snadno dosažitelné úkoly, neodkládejte je přes noc. Postarejte se o tyto malé činnosti co nejrychleji, abyste se mohli soustředit na nejdůležitější body.

5. 
   

   
   
   
   Uspořádejte si svůj pracovní prostor. Ať už máte malou kancelář nebo skutečný pokoj, váš prostor musí přispívat k efektivní práci! Špinavý pracovní prostor může způsobit stres a omezit vaši produktivitu. Nejde o to, stát se toaletním maniakem! Stačí si zvyknout na uklízení stolu.
   • Uložte si svůj pracovní prostor. Zbavte se všech souborů a odpadu, které smetí vaši kancelář. Na rozdíl od toho pečlivě řaďte důležité části. Uložte a vyčistěte svůj pracovní prostor, jakmile budete mít příležitost: během období činnosti, během přestávky, mezi dvěma úkoly ...
   • Čisté jak jdete. Tímto způsobem se vyhnete hromadění papírů nebo zbytků potravin na vašem stole.
   • Mějte věci na dosah ruky: telefon, pero, papírová podložka ... Organizujte svůj pracovní prostor tak, aby byl co nejfunkčnější.

6. 
   

   
   Naplánujte si den. Chcete-li se efektivně uspořádat, musíte naplánovat schůzky, ale také všechny ostatní profesionální úkoly, jako je čtení e-mailů, psaní zpráv ... Například můžete strávit jeden nebo dva dny v týdnu schůzky vy a zbytek týdne na vaše další úkoly. Nepokoušejte se za každou cenu vyplnit prázdná období. Využijte příležitosti k relaxaci nebo přemýšlejte o méně bezprostředních problémech. Tato období nízké aktivity mohou také předpovídat očekávané.
   • Použijte kalendář nebo kalendář. Můžete si vybrat papírovou agendu, elektronický kalendář nebo aplikace jako iCalendar nebo Chytré karty Google.
   • Kategorizujte své činnosti. Můžete je například klasifikovat podle typu (projekt, událost, setkání, přestávka ...) nebo podle pořadí důležitosti. Vyberte si systém, který vám umožní přehledně zobrazit hlavní činnosti.
   • Optimalizujte použití digitálních nástrojů. Například výhled lze použít jako adresář, kalendář nebo seznam činností. Použitím stejného nástroje pro plánování svého profesního života získáte efektivitu.
   • Pokud je to možné, delegujte část své práce. Může být obtížné načíst asistenta úkoly, které vám byly přiděleny, nebo vyžádat pomoc kolegy. To vám však umožňuje znovu se zaměřit na činnosti, které můžete dělat, a optimalizovat správu času.

Část 2 Správa e-mailu

1. 
   

   
   Pokud je to možné, naplánujte si čtení e-mailu. Některé příspěvky mohou vyžadovat trvalé připojení k vašim příspěvkům. Pokud tomu tak není, přečtěte si e-maily až do naplánovaných časů během dne.

2. 
   

   
   Seřadit e-maily. Označte důležité konverzace a klasifikujte své e-maily podle účelu, odesílatele ... Použijte funkce, které nabízí výhled (složky a podsložky) nebo Gmail (štítky).
   • Vymažte je, jak jsou zpracovávány. Archivujte důležité konverzace a e-maily, které budete potřebovat. Na konci dne může být úleva prázdná krabice, která byla všechna přečtena a ošetřena. Pokud z něj uděláte pravidlo, ujistěte se, že nespěcháte se zpracováním svých e-mailů.

3. 
   

   
   Optimalizujte komunikační prostředky. Ať už mezi kolegy nebo s partnery, neomezujte se na konverzaci e-mailem. Okamžitá konverzace nebo jednoduše telefon jsou preferovanými řešeními pro jejich rychlost a kontakt s lidmi. Mohou vám ušetřit drahocenný čas a ušetří vám stres čekající na vaši odpověď. Kromě toho je snazší vyměňovat si informace v nitru ústní konverzace než v písemné formě.

4. 
   

   
   Omezte předčasné přerušení práce. Během dne je důležité přestávky. Na druhé straně vás přeruší uprostřed úkolu odpovědět telefon nebo kolega, který projde kolem vašeho stolu, rozbije váš pracovní rozvrh a ztrácí čas. Aniž byste se zcela izolovali, neváhejte zavřít dveře nebo nechat telefon na záznamníku. Po dokončení úkolu odpovězte na různé požadavky. To znamená, že nedělejte absolutní pravidlo na riziko, že se objeví asociální nebo nepřístupné!

5. 
   

   
   Použijte cloud computing. Tato technologie umožňuje ukládat velké množství informací prostřednictvím vzdáleného serveru. Je proto levný a zlepšuje přístupnost dat. Můžete tedy pracovat z jakéhokoli zařízení za předpokladu, že má přístup na internet. cloud computing může zlepšit kvalitu vaší práce a správu času, protože vám umožní pracovat rychleji a efektivněji. Tato služba je obvykle k dispozici jako předplatné placené společností. Neváhejte navrhnout použití této technologie pro vaše služby.

6. 
   

   
   Používejte funkce nabízené vyhledávacími nástroji. Možná už máte zvyk zaznamenávat a hodnotit weby ve svých oblíbených na osobním základě. Neváhejte to udělat v kanceláři, zvláště pokud máte vlastní počítač. Například firemní partnerské weby nebo obecné informace jsou zdroje, ke kterým potřebujete rychlý přístup.

Část 3 Řídit čas

1. 
   

   
   Nezkoušejte provádět více než jeden úkol najednou. Ve světě, kterému dominují informační a komunikační technologie, se očekává, že zaměstnanci budou vždy k dispozici a budou reagovat na všechny požadavky současně. Všichni odborníci rádi říkají, že tento jev multitasking na rozdíl od vnějších okolností vede ke ztrátě času a kvality práce. Když je náš mozek nasycený informacemi, nemá čas analyzovat všechno. Provedení několika úkolů současně zvyšuje stres a snižuje schopnost analyzovat a soustředit se. Dává větší smysl řešit jeden problém najednou.

2. 
   

   
   Vytvořte si svůj vlastní rozvrh. Kromě nastavení konkrétní agendy (schůzka, událost, schůzka ...) je dobré mít obecný rozvrh dne. To vám umožní předpovídat vrcholy aktivity a doby odpočinku.
   • Některé činnosti, jako je přemýšlení o projektu nebo studium souboru klienta, vyžadují soustředění a analýzu. Chcete-li zvýšit svou efektivitu, naplánujte si konkrétní čas na tento druh činnosti. Pokud přesouváte soubory nebo projekty, může se vaše intelektuální kapacita snížit, čímž se snížíte efektivita. Podobně je třeba časově omezit náročnější úkoly, jako je čtení pošty nebo zprávy. Jinak se budete cítit znuděně a zpožďovat nebo zpožďovat aktivitu.
   • Poskytněte více času na některé činnosti. Schůze nebo schůzky mohou skutečně trvat déle, než se očekávalo. Na základě vašich zkušeností zařaďte do svého harmonogramu časové období, které je delší než oznámené trvání akce.

3. 
   

   
   Můžete použít budík. Může vám připomenout událost, signalizovat konec času vyhrazeného pro dokončení úkolu nebo jednoduše poskytnout rytmus práce. Vyhněte se však neočekávanému vyzvánění, protože by vás to mohlo zdůraznit, aniž byste vás zefektivnili.

4. 
   

   
   Neplňte své úkoly bez platného důvodu. Lennui, únava, touha opustit kancelář dříve ... to jsou špatné důvody k odložení činnosti. Procrastinating je skutečná ztráta času a efektivity. Musíte však zůstat flexibilní. Pokud dojde k neočekávané události (schůzka na poslední chvíli, revize naléhavého souboru ...), poznamenejte si, co musíte udělat, a pokračujte ve své činnosti později. Můžete také nastavit alternativní řešení. Pokud například nemůžete jít na schůzku, zkuste zahájit konferenční hovor.

Část 4 Zachování fyzického a duševního zdraví

1. 
   

   
   Přestávejte. Jak je uvedeno v článku, je nezbytné naplánovat období fyzického a intelektuálního odpočinku. Opravdu, odpolední přestávka dělat to, co jsme neměli čas dělat ráno, je zbytečná. Přestávka vám umožní udělat krok zpět, ocenit provedenou práci a vyměnit si ji s kolegy. Kromě toho pomáhá lépe organizovat a zvyšovat produktivitu. Pokud jste ohromeni prací, zadejte do kalendáře období přestávek, abyste na to nezapomněli. V případě potřeby naplánujte alarm.

2. 
   

   
   Dostatek spánku. Výhody spánku byly vždy rozpoznány. Přesto mnoho pracovníků dostatečně nespí. Připravte si rutinu, abyste měli dobrý noční spánek sedm nebo osm hodin.

3. 
   

   
   Srovnejte se se svými kolegy. Každý má zvláštní roli, kterou chová jinak. Efektivní metoda organizace pro kolegu nemusí být nutně pro vás. Můžete diskutovat o osvědčených postupech, ale musíte najít svůj vlastní systém.

4. 
   

   
   Organizace je časově náročný proces. Při práci ve společnosti bude váš rozvrh zaveden. Nesnažte se za každou cenu sledovat svůj program a být flexibilní. Začněte s obecnou organizací (řádná kancelář, rozdělení času mezi prací a přestávkou ...) a poté ji postupně upravujte.